1. Identidad y Domicilio del Responsable

La Universidad Veracruzana (UV), a través de la Dirección General de Administración Escolar (DGAE), con domicilio oficial en Lomas del Estadio S/N, Edificio "A" de Rectoría, Colonia Zona Universitaria, C.P. 91000, Xalapa-Enríquez, Veracruz, México, es el Sujeto Obligado y responsable del uso, tratamiento, almacenamiento y protección de los datos personales recabados a través del Sistema Integral de Resolución de Casos Escolares (SIRCE-UV).

2. Datos Personales Sometidos a Tratamiento

Para el funcionamiento del módulo de estudiantes y la revisión de situaciones escolares, el sistema recaba y consulta las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: Nombre completo, matrícula institucional (formato SXXXXXXXX o sólo 9 números) y correo electrónico registrado por el estudiante (institucional o alterno/personal).
• Datos académicos y de trayectoria escolar: Región universitaria, campus, programa educativo, modalidad, nivel académico (TSU, Licenciatura o Posgrado), créditos obtenidos y requeridos, porcentaje de avance, promedio académico, último período inscrito, historial de períodos cursados y Experiencias Educativas (EE) inscritas o acreditadas, períodos máximos permitidos, bajas previas, retenciones académicas y cumplimiento del Área de Formación Básica General (AFBG).
• Datos de la solicitud y documentos de apoyo: Explicación detallada de los motivos redactada por el estudiante, tipo de solicitud (Discapacidad, Experiencia Recepcional, Pandemia, Última oportunidad, Reingreso, Servicio Social, Períodos adicionales u Otros) y el archivo de evidencia adjunto (PDF, JPG, PNG o Word de hasta 5 MB).
• Datos personales sensibles: En los casos en que el estudiante adjunte voluntariamente justificantes médicos, constancias de discapacidad, recetas, estudios clínicos o documentos sobre su situación familiar o económica para respaldar su solicitud, dichos archivos se resguardarán de manera confidencial y segura en la DGAE, siendo revisados únicamente por el personal autorizado para evaluar el caso.
• Datos de acceso y seguridad: Fecha y hora de ingreso al módulo, registro de actividad de la solicitud y enlaces temporales cuando el estudiante solicita recuperar su contraseña, con el fin de proteger su cuenta.

3. Finalidades del Tratamiento

Finalidades Secundarias (Estadísticas): Elaborar reportes estadísticos generales (sin incluir nombres ni datos que identifiquen de manera individual al estudiante) por región, facultad, carrera y tipo de trámite para mejorar los tiempos de atención de la DGAE.

4. Fundamento Legal y Comunicación de Datos

El tratamiento de tus datos personales se fundamenta en los artículos 6° Base A y 16 segundo párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; la Ley Número 316 de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave; la Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana; el Estatuto de los Alumnos 2008; y el Reglamento de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de la Universidad Veracruzana.

Tus datos personales no se compartirán con personas ni instituciones ajenas a la Universidad Veracruzana. Únicamente se realizarán las comunicaciones internas necesarias entre áreas universitarias (DGAE, Secretarías de Facultad y CTAIE) para resolver tu trámite escolar, o cuando exista un requerimiento formal de una autoridad competente.

5. Ejercicio de los Derechos ARCO y Contacto CUTAI

Como titular de tus datos personales, tienes derecho a conocer qué información tuya resguardamos y cómo la utilizamos (Acceso); solicitar la corrección de tus datos si están desactualizados, inexactos o incompletos (Rectificación); pedir que se eliminen de nuestros registros cuando consideres que no se utilizan conforme a la ley (Cancelación, sujeta a los plazos normativos de conservación de expedientes escolares); o bien oponerte a su uso para fines específicos (Oposición).

Para ejercer tus Derechos ARCO, puedes acudir directamente a la Coordinación Universitaria de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (CUTAI) de la Universidad Veracruzana:

• Domicilio CUTAI: Calle Guillermo Prieto No. 103, Colonia Dos de Abril, C.P. 91030, Xalapa-Enríquez, Veracruz.
• Correo electrónico institucional: datospersonales@uv.mx
• Plataforma Nacional de Transparencia: www.plataformadetransparencia.org.mx
• Avisos de Privacidad UV: uv.mx/transparencia/infpublica/avisos-privacidad

1. Objeto del Módulo y Aceptación

El Sistema Integral de Resolución de Casos Escolares (SIRCE-UV) cuenta con este módulo para estudiantes, administrado por la Dirección General de Administración Escolar (DGAE) de la Universidad Veracruzana, cuya finalidad es facilitar el registro, envío de documentos probatorios, seguimiento y notificación de solicitudes sobre situaciones escolares extraordinarias (Discapacidad, Experiencia Recepcional, Pandemia, Última oportunidad, Reingreso, Servicio Social, Períodos adicionales y casos similares previstos en la legislación universitaria).

El ingreso y uso de este módulo implica la aceptación de los presentes Términos y Condiciones, así como el compromiso de conducirse con apego al Estatuto de los Alumnos 2008 y a la normatividad universitaria vigente.

2. Registro, Cuenta de Acceso y Cuidado de Contraseña

• Para crear una cuenta en el módulo es indispensable contar con una matrícula de la Universidad Veracruzana (formato de letra S seguida de 8 dígitos, ej. S12345678, o constar de sólo 9 números, ej. 123456789) y registrar un correo electrónico activo y vigente.
• Libre elección del correo electrónico: El estudiante decide libremente si se registra utilizando su correo institucional o un correo alterno/personal. El sistema registrará únicamente la dirección de correo proporcionada para el acceso y la recepción de notificaciones oficiales, sin autogenerar cuentas ni forzar el uso del correo institucional.
• Tu contraseña es personal e intransferible. Eres responsable de mantenerla en privado y de cualquier solicitud o documento que se envíe desde tu cuenta.

3. Reglas para Registrar Solicitudes y Adjuntar Documentos

• Veracidad de la información: Todo lo que expongas en la descripción de tu caso y los documentos que adjuntes como comprobantes deben ser reales, legibles y verificables.
• Un solo archivo por envío: Al registrar tu solicitud o cuando se te pida documentación adicional, deberás reunir todos tus comprobantes en un solo archivo (en formato PDF, JPG, PNG o Word) con un tamaño máximo de 5 MB.
• Modificación de solicitudes: Únicamente podrás corregir la descripción o cambiar/quitar tu archivo adjunto mientras tu solicitud aparezca en estado "Pendiente". Cuando tu caso pase a revisión por parte de la DGAE o sea resuelto, ya no podrá modificarse, y solo podrás adjuntar un nuevo documento si el personal que revisa tu caso activa esa opción para pedirte información complementaria.

4. Tiempos de Respuesta y Casos Turnados a la CTAIE

• Trámites ordinarios atendidos en la DGAE: Una vez enviada tu solicitud y generado tu folio SIRCE-YYYY-000000, el tiempo estimado de revisión y respuesta para casos que resuelve directamente la DGAE es de aproximadamente 15 días hábiles (contando de lunes a viernes, sin incluir fines de semana ni periodos vacacionales o días inhábiles marcados en el calendario oficial de la UV).
• Casos turnados a la Comisión Técnico Académica de Ingreso y Escolaridad (CTAIE): Cuando tu situación escolar requiera la autorización especial de la CTAIE, tu solicitud se marcará como Canalizada a la CTAIE y recibirás un aviso en tu correo. Debido a que esta comisión celebra un número reducido de sesiones al año, la respuesta definitiva puede tardar varios meses hasta que el órgano colegiado sesione y emita su acuerdo.
• Alcance del registro: El envío de la solicitud y la asignación del folio SIRCE-YYYY-000000 confirman que tu trámite fue recibido para su estudio, pero no garantizan una respuesta favorable automática, ya que cada caso depende de la revisión de tu historial académico y del cumplimiento de la normatividad escolar.

5. Avisos por Correo y Conservación del Historial

• Al utilizar este módulo, aceptas recibir las notificaciones oficiales de seguimiento en el correo electrónico que hayas registrado (institucional o personal) y dentro de la sección de avisos del propio módulo. Te recomendamos revisar frecuentemente tu bandeja de entrada y también tu carpeta de correo no deseado (Spam).
• Para brindar transparencia y certeza tanto al estudiante como a la universidad, todas las solicitudes, documentos adjuntos, mensajes de seguimiento y resoluciones emitidas se conservan de forma permanente en el historial del sistema como respaldo oficial del trámite escolar.